Cách họp trực tuyến hiệu quả - 6 bước cần nhớ

(Thethaovanhoa.vn) - Làm việc trực tuyến đang là xu hướng mới trên toàn thế giới. Từ đó, những cuộc họp trực tuyến là bắt buộc để bắt kịp với tiến độ công việc và vận hành doanh nghiệp ổn định. Bất kể những tiến bộ trong công nghệ, những vấn đề về kỹ thuật hay sự hỗ loạn trong giao tiếp cũng có thể gây khó khăn cho cuộc họp. Dưới đây là 6 yếu tố hình thành nên cách họp trực tuyến hiệu quả, hãy cùng tham khảo nhé.

Bắc Giang trực tuyến xúc tiến tiêu thụ vải thiều trong và ngoài nước

Với mục tiêu đẩy mạnh xúc tiến tiêu thụ vải thiều của tỉnh Bắc Giang trong tình hình dịch COVID-19 diễn biến phức tạp, ngày 6/6, UBND tỉnh Bắc Giang phối hợp với Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tổ chức Hội nghị trực tuyến xúc tiến tiêu thụ vải thiều năm 2020 với điểm cầu chính tại Bắc Giang, 61 điểm cầu tại các tỉnh, thành phố trên cả nước và 4 điểm cầu tại các tỉnh của Trung Quốc.

Lựa chọn và sử dụng thành thạo công cụ hỗ trợ

Bước đầu tiên là lựa chọn một công cụ để tổ chức cuộc họp trực tuyến. Không có giải pháp nào tối ưu dành cho mọi doanh nghiệp, nhưng công cụ bạn lựa chọn cần đáp ứng đủ nhu cầu của bạn. Có khá nhiều lựa chọn cho bạn nghiên cứu, nhưng đây là những gợi ý hàng đầu:

- Microsoft Teams: Khi Covid-19 bùng phát, Microsoft cho phép các tổ chức tạo phòng họp miễn phí, hỗ trợ tối đa 250 thành viên, với đầy đủ tính năng phòng chat, gửi tài liệu, chia sẻ màn hình và ghi hình cuộc họp. Ngoài ra Teams cũng kết nối được với nhiều ứng dụng khác trong Office 365 để tăng thêm trải nghiệm.

- Zoom: Rất dễ sử dụng và miễn phí, có thể hỗ trợ tối đa 100 người, nhưng cuộc họp từ 3 thành viên trở lên bị giới hạn trong 40 phút. Tuy nhiên gần đây, Zoom đã dính tới nhiều vấn đề về bảo mật.

- Google Hangouts Meet: đây là là gói dịch vụ nâng cấp cho khách hàng G-suite, hỗ trợ lên tới 250 người tham gia.

- Skype: Phần mềm đã khá quen thuộc, nhưng chỉ đơn thuần để chat và gọi video, phù hợp với nhóm nhỏ để đường truyền ổn định.

- Webex: Giao diện khá tương tự Zoom và dễ sử dụng.

Sau khi lựa chọn được phần mềm chung, bạn cần đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều có thể cài đặt và sử dụng thành thạo. Hầu hết công ty sẽ gửi hướng dẫn, hoặc tổ chức một buổi làm quen cho nhân viên với cách sử dụng phần mềm. Đồng thời, các bạn cũng cần có phương án dự phòng nếu như phần mềm đó bỗng dưng có vấn đề kỹ thuật. Thông thường các nhiệm vụ này sẽ do nhân viên IT phụ trách. Nếu công ty chưa có hoặc đang có nhu cầu, bạn có thể đăng tin hoặc chọn lọc hồ sơ của các ứng viên đang tìm kiếm việc làm IT trên các trang web tuyển dụng uy tín.

Đặt ra các quy tắc và kế hoạch cụ thể cho từng cuộc họp

Họp trực tuyến cùng cần có những quy tắc như một buổi họp trực tiếp thông thường để cuộc họp không trở nên hỗn loạn hoặc diễn ra trong im lặng. Một số quy tắc cơ bản có thể là:

- Tham gia đúng giờ

- Chuẩn bị nội dung họp và tham gia tích cực

- Ngồi trong không gian yên tĩnh

- Không gây tiếng ồn khi một người đang nói

- Tập trung vào cuộc họp

- Bật camera để mọi người có thể nhìn thấy nhau

Bên cạnh đó, lên kế hoạch cho từng cuộc họp sẽ giúp các thành viên có thể chuẩn bị và tập trung vào những vấn đề chính cần giải quyết trong cuộc họp đó. Nếu thời gian có hạn, hãy phân chia thời gian cho từng phần việc.

Phân chia trách nhiệm cho mỗi thành viên

Giao vai trò cho các thành viên cũng là một điều quan trọng trong cách họp trực tuyến hiệu quả. Nếu cuộc họp không có cấp trên, sẽ phải có một thành viên làm người điều hành cuộc họp, kiểm soát các thành viên đã tham gia đủ chưa, dẫn dắt từng nội dung họp và kiểm soát thời gian. Cũng cần một thành viên phụ trách đăng thông báo họp, ghi biên bản họp chi tiết, và vị trí này có thể luân phiên thay đổi theo vòng. Đừng quên truyền đạt điều những này trước cuộc họp để người tham dự nhận thức được trách nhiệm của họ.

Giao tiếp rõ ràng và giữ tốc độ chậm hơn một chút

Nên duy trì tốc độ cuộc họp trực tuyến chậm hơn một chút so với cuộc họp thông thường (cũng không nên chậm quá để tránh mất thời gian). Sự truyền đi của tín hiệu thường chậm hơn 2-3 giây, vì vậy không nên nói quá nhanh để tránh trường hợp kết nối không ổn định khiến mọi người không nghe kịp. Trước khi bước vào bất cứ nội dung nào, đầu tiên hãy hỏi mọi người có nghe rõ bạn nói gì không; những người không nghe thấy cần chủ động ra hiệu để điều chỉnh. Nếu bạn đang dẫn dắt cuộc họp, hãy đề cập tới các đề mục và câu hỏi thật chậm rãi, cũng có thể nhắc lại 1, 2 lần sau đó đề phòng có người chưa nghe thấy.

Nhắc nhở cuối cuộc họp và theo dõi

Trước khi cuộc họp kết thúc, hãy nhắc lại một lần nữa tóm tắt trách nhiệm của các thành viên và dặn dò cho buổi họp tiếp theo. Sau đó, hãy đăng lại biên bản họp lên nhóm chung để nhắc nhở mọi người về những vấn đề trong buổi họp, và giúp những người không thể tham gia có thể cập nhật tiến độ của cả nhóm.

Việc họp trực tuyến với mỗi thành viên ở một nơi dường như thật khó sắp xếp và quản lý. Nhưng nếu bạn cách họp trực tuyến phù hợp thì đây sẽ phương pháp giao tiếp hiệu quả để kết nối với nhân viên và khách hàng, đồng thời giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể. Chúc các bạn áp dụng thành công!

Hà Phương